Déduction de frais réels : comment procéder ?

Connaître les dépenses pouvant faire l’objet de la déduction des frais réels au titre de l’impôt sur le revenu ainsi que les conditions pour en bénéficier

Déduction de frais réels : comment procéder ?
Dépenses concernées et démarches

Les salariés pour lesquels l’activité professionnelle génère des dépenses particulières peuvent bénéficier d’une déduction de celles-ci au titre de l’impôt sur le revenu.

Cette déduction de frais réels ne concerne pas toutes les dépenses et doit également respecter certaines conditions de forme dans le cadre de leur déclaration à l’administration fiscale.

 

Déduction de frais réels : de quoi parle-t-on ?

La déclaration de revenus qui sert de base au calcul de l’imposition sur le revenu pour l’administration fiscale recense les ressources du foyer fiscal, mais également ses charges (dépenses).
Parmi ces dépenses, il existe une rubrique « frais professionnels » (volets 1AK à 1DK).

Si cette rubrique n’est pas complétée par le contribuable, l’administration fiscale appliquera automatiquement un abattement forfaitaire de 10% sur le montant des salaires déclarés, ceci afin de couvrir les dépenses personnelles engagées pour l’activité professionnelle (frais de restauration sur le lieu de travail, frais de transport, etc.).

Pour certains salariés, les coûts auxquels ils sont exposés pour occuper leur emploi sont supérieurs à cette déduction forfaitaire. Ce sera le cas notamment pour personnes qui travaillent loin de leur domicile.

Les contribuables concernés pourront alors compléter cette rubrique en y mentionnant les dépenses réellement engagées. Ils bénéficieront à ce titre d’une déduction de frais réels sur les rémunérations déclarées.

 

Dépenses concernées

L’ensemble des dépenses qu’un salarié réalise pour son activité professionnelle ne sont pas déductibles.

Seuls les frais de transport et de repas peuvent être intégrés dans ces frais réels.

Frais de transport

La notion de frais de transport couvre les dépenses d’entretien et de réparation du véhicule (autos et motos), le carburant, les frais d’assurance et de stationnement… en fonction de la proportion d’utilisation du véhicule personnel pour l’activité professionnelle.

Ainsi par exemple, un contribuable qui utilise son véhicule à raison de 2/5ème de temps pour occuper son activité professionnelle pourra déduire les dépenses d’entretien engagées dans l’année à hauteur de cette même fraction.

La valorisation des dépenses engagées sera  à calculer sur la base d’un barème kilométrique fixé annuellement par l’administration fiscale.

Frais de repas

Les frais de repas renvoient aux dépenses de restauration réalisées par le salarié qui est contraint de prendre ses repas à l’extérieur (exemple : entreprises qui ne disposent pas de structure de restauration sur le lieu de travail).

A savoir : il est également possible pour le contribuable de déduire les frais supplémentaires engagés lorsqu’il déjeune à la cantine de l’entreprise dans la limite de la différence entre le prix payé et le montant forfaitaire défini par l’administration fiscale (4,75 €) dès lors qu’aucune participation de l’employeur n’existe à ce titre (exemple : tickets restaurant).

 

Méthode pratique

Choisir la déduction de frais réels ne se décide pas du jour au lendemain. En effet, le contribuable devra apporter la preuve des dépenses auxquelles il a été exposé.

Il devra ainsi conserver l’ensemble des justificatifs des frais déclarés (factures, etc.)  afin de pouvoir les produire en cas de contrôle de l’administration fiscale.

Cette traçabilité doit être rigoureuse (la durée de conservation de ces documents est de 3 ans). Aussi, il est fortement conseillé d’apprécier en amont, l’opportunité d’opter pour ce mode de déduction à la place de l’abattement forfaitaire.

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