Helder Santos
Helder Santos
30 Mar, 2017 - 08:28
Comment mieux gérer ses mails ?

Comment mieux gérer ses mails ?

Helder Santos

Optimiser l’utilisation de sa messagerie présente de nombreux avantages et permet d’être plus efficace. Voici 3 astuces pour mieux gérer ses mails.

Gérer ses mails permet d’être efficace professionnellement et de mieux gérer son temps. Les 3 conseils qui suivent devraient vous permettre d’améliorer la façon dont vous vous servez de votre messagerie. Explications.

Gérer ses mails : 3 astuces à connaitre

1. Désactiver les notifications

Certaines boîtes mails sont programmées pour afficher des notifications sous la forme d’une fenêtre pop-up qui apparaît dès réception d’un courriel. À première vue, cela semble être une bonne idée afin d’être averti rapidement de l’arrivée d’un courrier important, mais en fait pas vraiment.

Au contraire, ces indications en temps réel vont plutôt distraire lorsqu’elles s’affichent sur l’écran. À chaque coup d’œil, il faudra en général plusieurs minutes pour retrouver sa concentration. Cumulées, ces interruptions font perdre beaucoup de temps et cela affecte la productivité. Cela peut même être encore plus négatif si vient la tentation d’y répondre immédiatement alors que ce n’est pas urgent.

Par conséquent, il est conseillé de désactiver les notifications de sa boîte mail afin de ne pas être déconcentré toute la journée. Si l’on attend un e-mail important, il faut se fixer un délai pour regarder sa boîte de réception.

2. Se fixer des horaires

Plutôt que d’aller sur sa boîte mail plusieurs fois par heures, mieux vaut le faire à périodes fixes, car là aussi, à chaque consultation, c’est du temps de perdu. Comme argumenté précédemment, lorsque l’on est en plein travail, cela coupe la concentration et il faut du temps pour s’y remettre pleinement. Il ne faut donc pas le faire trop souvent, mais plutôt définir à l’avance un moment pour consulter ses mails. Par exemple, toutes les 90 minutes, voire toutes les deux heures pendant une quinzaine de minutes.

3. Définir les priorités

Tous les courriels reçus n’ont pas tous le même degré d’urgence. Il est donc logique de choisir ceux auxquels il faut répondre en premier. Selon l’activité, il y a surement des destinataires et des problématiques qu’il faudra aborder immédiatement.

En ce qui concerne le reste, il est recommandé, pour avancer et alléger le flux de courrier rapidement, de répondre d’abord aux e-mails qui ne prennent pas plus de 2-3 minutes à traiter. Puis de mettre de côté ceux qui nécessitent plus de temps afin d’y répondre tranquillement à un autre moment de la journée. Pour ce dernier type d’e-mail, il n’est pas interdit d’envoyer dans un premier temps un message court et rapide à l’expéditeur afin de l’avertir que vous comptez lui répondre de façon plus exhaustive en indiquant le délai.

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