Que faut-il faire pour pouvoir se faire rembourser ses frais kilométriques ? Quel est le barème fiscal pour le remboursement de ces frais en cas de déplacements professionnels à l’aide d’un véhicule personnel ?
En France, les salariés ont le droit de demander un remboursement de leurs frais kilométriques lorsqu’ils utilisent leur véhicule personnel pour leurs déplacements professionnels. Il se trouve que le système d’imposition français permet au contribuable d’obtenir une déduction forfaitaire automatique de 10 % au titre des revenus déclarés afin de compenser les frais générés par son activité professionnelle. Malheureusement, cet abattement peut se révéler insuffisant pour couvrir les dépenses engagées à ce titre ; cela est par exemple le cas des frais de déplacement.
Le remboursement de frais kilométriques et la déduction au réel
Le remboursement des frais kilométriques au réel est proposé comme option par les services fiscaux afin de compenser les dépenses engagées par le salarié lors de ses déplacements professionnels. Cela dit, on notera que la déduction forfaitaire de 10 % concerne l’ensemble des dépenses liées à l’activité professionnelle du contribuable. Elle vise à couvrir les frais de déplacements domicile – travail, les frais de restauration sur le lieu de travail, les frais d’habillage spécifique à la profession (exemple : uniforme, etc.).
A savoir : si l’un de ces postes de dépenses est conséquent, la déduction forfaitaire sera insuffisante et le contribuable pourra opter pour une prise en compte des frais réellement engagés. Avant d’envisager le remboursement de frais kilométriques au réel, il convient d’apprécier le montant de cette déduction par rapport aux dépenses réelles en établissant un décompte précis des sommes engagées.
Le remboursement de frais kilométriques et le barème applicable en 2018
Dès lors que le contribuable aura opté pour la prise en compte des frais professionnels au réel, le remboursement de frais kilométriques s’opérera sur la base d’un barème fixé annuellement par l’administration fiscale. Il prend en compte la puissance du véhicule et la distance parcourue, mais également la dépréciation du véhicule, les frais d’achat des casques et protections, les frais de réparations et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, les primes d’assurance. L’ensemble de ces dépenses ne sera donc pas à ajouter au décompte des frais réels.
En revanche, les éventuels frais de stationnement et de péages ne sont pas pris en compte dans ce barème et pourront être ajoutés au montant de la déduction. Au 1er janvier 2018, le barème de remboursement est comme suit. Vous remarquerez que ce barème s’applique uniquement à des remboursements de frais kilométriques engagés par le salarié lors de ses déplacements professionnels avec une voiture, une moto, un scooter ou un vélomoteur.
| Puissance administrative du véhicule | Jusqu’à 5 000 km | de 5 001 km à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
| 3 CV et moins | d x 0,41 | (d x 0,245) + 824 | d x 0,286 |
| 4 CV | d x 0,493 | (d x 0,277) + 1 082 | d x 0,332 |
| 5 CV | d x 0,543 | (d x 0,305) + 1 188 | d x 0,364 |
| 6 CV | d x 0,568 | (d x 0,32) + 1 244 | d x 0,382 |
| 7 CV et plus | d x 0,595 | (d x 0,337) + 1 288 | d x 0,401 |
Attention ! En optant pour la prise en compte des frais réels, le contribuable devra respecter certaines règles en matière de traçabilité des dépenses : il devra détailler ses dépenses dans une note annexe à sa déclaration et conserver les justificatifs correspondants pendant trois ans afin de pouvoir les transmettre sur demande de l’administration fiscale. Pour le remboursement de frais kilométriques, il faudra conserver par exemple le décompte des jours travaillés au cours de l’année civile concernée. En effet, sans ces justificatifs, le contribuable ne pourra pas bénéficier d’une déduction des frais kilométriques au titre de l’imposition sur le revenu.
Concernant le remboursement des frais kilométriques, on notera que trois possibilités existent en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail du salarié :
- Si ce dernier habite à 40 kilomètres ou moins de son lieu de travail, il peut prendre en compte la totalité du kilométrage dans le calcul des frais de transport ;
- Si ce dernier habite à plus de 40 kilomètres de son lieu de travail, le kilométrage pris en compte dans la déclaration de revenu est limité à 40 kilomètres ;
- La totalité de la distance parcourue peut cependant être prise en compte si le salarié justifie l’éloignement par des circonstances inédites (situations familiales ou sociales particulières).
Le remboursement des frais kilométriques pris en charge par l’employeur
On notera qu’en 2018, le remboursement des frais kilométriques peut être automatiquement pris en charge par l’employeur. Cela est notamment le cas lorsque le salarié est dans l’obligation de se servir de son véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels. Si les entreprises ont la possibilité de s’appuyer sur le barème kilométrique établi par l’administration fiscale, les indemnités versées sont écartées de toutes cotisations sociales, à condition bien sûr que le salarié puisse justifier à la fois :
- De la puissance fiscale de son véhicule personnel ;
- De la distance qui sépare son domicile à son lieu de travail ;
- De la distance qui sépare son lieu de travail régulier au lieu de la mission ;
- Du nombre de trajets réalisés chaque mois.
A lire aussi :