L’entretien de recadrage n’est pas une sanction en soi : il constitue plutôt un avertissement informel à la suite d’un comportement inapproprié.
Dans quel cas peut-on avoir un entretien de recadrage ?
L’entretien de recadrage peut intervenir notamment à la suite de :
- Un comportement déplacé
- Un oubli aux conséquences importantes
- Un ou des retards graves
- Des pauses à rallonge
En quoi consiste-t-il ?
Il s’agit d’un rendez-vous formel entre un salarié et son supérieur direct à la suite d’une faute constatée. En général, lorsque votre responsable hiérarchique note des dysfonctionnements chez l’un de ses collaborateurs, il lui en fait part d’une manière informelle.
C’est seulement après trois interpellations que l’entretien de recadrage a lieu. En effet, pour le manager, le collaborateur persiste dans son erreur ou ne fournit pas suffisamment d’efforts pour la rectifier.
L’entretien de recadrage ressemble quelque peu à l’entretien d’évaluation. Les critères analysés vont être ceux qui ont été abordés durant l’entretien d’embauche : le savoir-faire, le savoir être, etc. Tout cela apparaîtra ensuite dans la fiche d’évaluation annuelle.
Mener un entretien de recadrage
Il s’agit d’une démarche positive : elle vise à identifier un dysfonctionnement, comprendre son origine et à réfléchir à une solution avec son auteur. Quelques conseils pour le mener :
- Identifiez clairement l’erreur et si besoin, appuyez-vous d’une preuve documentée
- Expliquez les conséquences d’une telle faute
- Ne soyez ni accusateur, ni agressif
- Laissez parler le salarié et demandez-lui sa version des faits, son explication
- Proposez-lui de réfléchir à une solution pour résoudre le problème ou pour éviter sa répétition ; au besoin, laissez-vous le temps de la réflexion et fixez un nouveau rendez-vous quelques jours plus tard
- Rédigez un compte-rendu avec une feuille de route.
Il faut savoir qu’il ne s’agit pas d’un entretien officiel, c’est-à-dire dont le déroulement est cadré par la loi. Les employés et managers doivent aussi noter que ce n’est pas non plus une session de remontrances, mais un entretien durant lequel deux adultes capables de prendre leurs responsabilités discutent.
Le but : faire progresser l’employé
Les spécialistes indiquent que les erreurs d’un collaborateur sont souvent la conséquence de raisons concrètes. Il peut s’agir du :
- manque d’informations,
- manque de connaissances,
- manque de formation,
- manque de moyens.
Les raisons peuvent également être plus abstraites comme le manque de confiance en soi. Dans tous les cas, le manager doit faire preuve d’empathie et accueillir le collaborateur de façon courtoise. Le but est d’aider l’employé à progresser, afin qu’il devienne un atout pour l’entreprise.
Les 3 étapes de l’entretien
On conseille ainsi aux managers de ne jamais oublier de rappeler au collaborateur concerné ses qualités, dans un premier temps. Il s’agit de faire la liste de ce qui fonctionne chez lui et de montrer à quel point l’entreprise est satisfaite. Parler des compétences de l’employé est donc utile.
Dans un second temps, on aborde les difficultés que l’on a notées, mais aussi leurs conséquences sur le travail, l’équipe, les objectifs et l’entreprise.
Dans la troisième partie de l’entretien, on demande des explications au collaborateur. Il a aussi son mot à dire.
À la fin de l’entretien, on établira un plan d’action afin d’aider le collaborateur à progresser. Le manager rédigera un document par la suite, ressemblant à un compte-rendu, sur lequel seront inscrits les actions et les délais retenus pour progresser.
Au second entretien, on vérifiera les progrès, et on félicitera le collaborateur si des efforts visibles ont été faits.
Si la situation reste inchangée, le manager peut indiquer au salarié les mesures qu’il compte prendre. On attend en général de 3 à 6 mois entre le premier et le second entretien de recadrage.
Pour de nombreux spécialistes, l’entretien de recadrage doit permettre aux employés d’exprimer leurs besoins. Le but n’est pas de démotiver le collaborateur mais de l’aider et de rester à l’écoute.
Subir un entretien de recadrage
Il n’est jamais agréable de subir ce type de rendez-vous mais vous devez vous placer dans une perspective constructive. Ecoutez attentivement, expliquez votre version des faits (si besoin, fournissez des preuves matérielles) calmement.
Le plus important est de reconnaître ses fautes, de montrer que l’on comprend leur portée et que l’on est soucieux de la bonne santé de l’entreprise.
Montrez-vous positif et disposé à prendre des mesures pour améliorer vos performances au sein de l’équipe.
Et en cas de récidive ?
En cas de récidive, le supérieur peut convoquer à nouveau le salarié fautif. Il peut se réclamer du précédent entretien et des engagements qu’avait pris le salarié par la suite.
En constatant leur non-respect, il peut décider d’une véritable sanction dès lors qu’il motive et prouve la récidive.
Cette sanction peut notamment passer par un blâme ou un avertissement qui devra être notifié par courrier au domicile du salarié avec accusé de réception.
Restez positif et ouvert au dialogue pour éviter toute dérive !
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