Ida Macondo
Ida Macondo
16 Juil, 2019 - 09:23
organiser son travail

Comment bien s’organiser au travail ?

Ida Macondo

Comment s’organiser au travail et ainsi mieux gérer son temps ? Voici quelques règles très simples à adopter.

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Pour mieux vivre ses journées, il est important de savoir s’organiser au travail. En effet, le manque d’organisation génère du stress et de la fatigue. Alors comment s’organiser pour être plus efficace au travail ?

Quelques conseils pour mieux s’organiser au travail

Gérer son temps

Savoir gérer son temps est un art délicat qui enlève bien du stress et renforce l’estime de soi ainsi qu’un certain sentiment de liberté, lorsqu’il est maîtrisé. Si vous vous êtes de ceux qui sont souvent débordés, voici probablement les causes éventuelles :

  • Une mauvaise organisation,
  • Des oublis,
  • Une sous-estimation de la durée de certaines tâches (problèmes d’évaluation),
  • Une surcharge de travail,
  • L’aspect affectif (on s’occupe des tâches plaisantes et on met du temps à accomplir les autres),
  • La procrastination,
  • Les imprévus,
  • L’absence de délégation,
  • Une mauvaise communication ou trop de communication,
  • La difficulté à dire non,
  • Les divertissements tels que le téléphone, les réseaux sociaux…

Pour solutionner tout cela et mieux gérer son temps, il existe des techniques allant du simple au sophistiqué.

Ranger son espace de travail

Avoir un espace de travail rangé vous fera gagner du temps en vous évitant de chercher pendant 10 minutes un stylo, par exemple. Vous économiserez du temps que vous pourrez utiliser pour d’autres tâches. En outre, travailler dans un espace agréable est beaucoup plus apaisant pour l’esprit. 

Utiliser les systèmes d’automatisation

Si vous travaillez dans un bureau, votre messagerie contient de nombreux aide-mémoires : rendez-vous, meetings, dossiers à rendre. Faites-en usage pour être sûr de rien oublier.

Créez des dossiers et sous-dossiers pour mieux vous retrouver et éviter ainsi du stress inutile.

Les plannings

La méthode planificatrice consiste à créer des planning en indiquant ce qu’il faut faire (quoi) et à quel moment (quand).

On utilise donc un calendrier (type Google Calendar ou Outlook) pour permettre une meilleure gestion.

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Les avantages :

  • Une très bonne planification des tâches
  • L’aspect collaboratif (la possibilité de partager votre calendrier),

Les inconvénients :

  • Il en existe pas ou peu.
  • Il faut juste veiller à respecter… le calendrier, à ne pas annuler ou reporter de façon intempestive.

Prendre des notes

Si vous avez un agenda, n’hésitez pas à inscrire vos rendez-vous et réunions en utilisant par exemple différentes couleurs. Les post-it ne sont pas démodés. En papier ou électronique, utilisez-les.

Faire des listes

L’aide-mémoire ou la to-do-list en anglais vous permet de ne rien oublier.

Cette méthode présente quelques avantages :

  • Facile à effectuer et à utiliser,
  • Rapide.

Les inconvénients :

  • Le manque d’organisation,
  • Le non-respect des priorités.

Les listes sont donc idéales à court-terme.

Faire des pauses

Si le « travail est la santé« , faire des petites pauses régulières ne vous tuera pas ou ne vous rendra pas moins efficace. N’hésitez donc pas à vous dégourdir les jambes, vous éloigner de votre ordinateur ou faire un tour dehors afin de vous aérer l’esprit. Votre cerveau vous en sera reconnaissant et votre corps aussi.

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Les pauses au travail : une nécessité !
Voir aussi Les pauses au travail : une nécessité !

Utiliser la technique Pomodori

Développée dans les années 80, par Francesco Cirillo, elle consiste à réaliser une tâche en 25 minutes, avant de prendre 5 minutes de pause. Pomodori signifie « tomate » en italien, mais c’est l’image du minuteur que l’on retient ici, votre cocotte-minute interne !

Il vous faudra donc un minuteur pour appliquer cette technique, souvent appliquée par les entrepreneurs et les développeurs.

L’avantage de cette méthode est l’agilité. Vous musclez votre cerveau en focalisant pendant une période donnée sur une même tâche (meilleure concentration) avant d’effectuer une pause qui ne sera que bénéfique.

Apprendre à prioriser

Afin d’être certain de réaliser toutes vos tâches quotidiennes, créez une liste des choses qu’il vous faut faire dans la journée, avec les délais respectifs. Vous pourrez ainsi, dès le matin, commencer par les tâches urgentes et finir les autres en fin d’après-midi. Les tâches à la fois urgentes et importantes sont à réaliser en priorité. Cela vous permettra de planifier votre journée : tâches, durées, etc. Vous saurez en outre combien de temps il vous faut consacrer pour chaque tâche et encore mieux vous organiser.

Apprendre à prioriser permet de gérer le temps par priorité. On a deux lignes (Important et Non Important) et deux colonnes (Urgent et Non Urgent).

La théorie d’Einsehower permet de prioriser ses actions en faisant en premier ce qui est urgent et important. Mais la priorisation vous permet d’accomplir vos tâches selon vos objectifs, vos valeurs, les buts de l’équipe dans laquelle vous faites partie, les délais imposés, etc. 

Les avantages de la priorisation :

Les inconvénients :

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  • Fonctionne surtout à court-terme,
  • Surcharge possible (quand tout est important que faire?)

Nous vous invitons à tester chacune de ces méthodes et de déterminer celle qui vous convient le mieux. Vous pouvez aussi les alterner.

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