Ida Macondo
Ida Macondo
22 Août, 2019 - 09:46
surcharge de travail

Comment gérer la surcharge de travail ?

Ida Macondo

Se sentir débordé peut vite arriver et causer énormément de stress. Voici quelques éléments pour apprendre à gérer la surcharge de travail.

Le travail fait partie de notre quotidien, cependant, il arrive qu’on ne parvienne plus à le gérer. Trop de tâches à effectuer, panique : comment gérer la surcharge de travail ?

Surcharge de travail et stress

Selon L’Express Emploi, la surcharge de travail est la première cause de stress sur le lieu de travail. Voilà pourquoi il est important d’apprendre à la gérer. En effet, le stress peut tuer. Il peut conduire à une fatigue physique et mentale, au burn-out ou à l’épuisement professionnel. Voici donc quelques astuces pour ne pas vous laisser écraser par le poids du travail !

stress au travail
Voir aussi Comment gérer le stress au travail ?

Que dit la loi ?

Dans le code du travail, il n’y a pas de définition de la surcharge au travail. L’article L. 3121-60 exige cependant que les employeurs s’assure « régulièrement que la charge de travail du salarié est raisonnable et permet une bonne répartition dans le temps de son travail ».

Dans les faits, les employeurs ont une obligation de sécurité vis-à-vis de leurs employés. Cela consiste également à prévenir les risques physiques mais aussi mentaux, le stress au travail mais aussi les maladies professionnelles telles que le burn-out . 

En justice, chaque situation est appréhendée au cas par cas.

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Comment gérer la surcharge de travail en 6 étapes ?

1. Apprendre à prioriser

Vous vous sentez débordé ? La solution consiste définir vos priorités.

Distinguez les tâches urgentes de celles qui le sont un peu moins. Pour cela vous pouvez appliquer la théorie d’Eisenhower, qui vous aide à vous organiser et à gagner du temps en créant des catégories :

  • urgent et important, 
  • urgent mais pas important,
  • pas urgent mais important, 
  • pas urgent et pas important. 

Vous pouvez aussi utiliser des post-it, une to-do-list pour vous aider.

Enfin, si vous ne pouvez pas discerner ce qui est important et ce qui l’est moins, rapprochez-vous de votre responsable.

organiser son travail
Voir aussi Comment bien s’organiser au travail ?

2. Recentrez-vous sur l’essentiel

Parfois, il suffit d’apprendre à se concentrer pour ne plus se sentir surchargé. En effet, il est possible que vous soyez souvent distrait ou que vous travailliez dans un environnement bruyant. Dans les open space, il est difficile pour certains de se concentrer. Dans certaines grandes entreprises, il est souvent possible d’aller dans un bureau en prenant avec soi son ordinateur portable, pendant 30 minutes ou une heure. Pourquoi ne pas négocier cela, gentiment ?

Autre solution : fixez-vous des plages horaires pour consulter vos e-mails ou votre téléphone. Cela signifie qu’en dehors de ces heures, vous allez rester concentré sur vos tâches.

N’hésitez pas à aller prendre un peu d’air, respirer faire un ou deux petits exercices au bureau pour mieux repartir.

3. Savoir déléguer ou demander de l’aide

La surcharge de travail peut être la conséquence d’une mauvaise répartition des tâches.

Si vous êtes débordé, n’hésitez pas d’en parler afin de mieux partager les tâches. Managers, vous devez apprendre à déléguer. Cela vous permettra de tout faire dans les temps, en outre, il s’agit d’un signe de confiance. Oubliez votre ego et déléguez ! 

4. Savoir dire non

La surcharge au travail est source de stress. En effet, certains employés ont des difficultés à dire non, par peur de perdre leur poste. Quelques fois, ils ont le sentiment que cela peut également être perçu comme un manque de motivation. Et bien si le travail c’est la santé, sachez qu’en abuser peut avoir de lourdes conséquences : en plus de peut-être devenir un workaholic, vous risquez de négliger votre vie privée : voilà une autre conséquence de la surcharge de travail ! 

Rappelez-vous vos priorités. Ceux qui réussissent ne sacrifient pas tout !

5. Automatiser certains tâches ou actions

Si vous effectuez souvent les mêmes tâches, il est temps de penser à les automatiser. Cela vous permet de gagner beaucoup de temps. Commencez par créer des messages types. 

De nombreux outils vous permettent de créer des messages types pour que vous n’ayez pas à les taper plusieurs fois. L’extension Text Expander s’ajoute sur Chrome. Il s’agit d’un outil de gestion des abréviations. Ainsi, si dans vos emails vous écrivez souvent “Cordialement”, entrez  Cdlm Text dans le premier champ de Expander puis Cordialement dans le second. Sauvegardez. Dès que vous taperez Cdlm dans votre e-mail, c’est Cordialement qui apparaîtra. Vous pouvez le faire avec des phrases, des paragraphes.  

Vous travaillez souvent en projet ? Pourquoi ne pas utiliser Asana ? Cet outil vous aide à gérer des projets en équipe et de discuter directement avec les autres membres, partager des fichiers, commenter, etc.

6. Concentrez-vous

Voici un conseil apparemment banal, cependant il a son importance. Chaque fois que vous vous interrompez, il vous faut quelques minutes pour pouvoir reprendre vos tâches. Coupez donc votre smartphone, vos réseaux sociaux, ne consultez pas vos e-mails avant un certain moment afin de pouvoir compléter la tâche sur laquelle vous travaillez. Fixez-vous des objectifs courts  30 minutes, puis une heure, etc.

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