Que ce soit lors d’une discussion entre collègue, avec un supérieur hiérarchique ou encore pour une candidature à un poste, les formules de politesse sont indispensables pour commencer et conclure un e-mail, mais encore faut-il les utiliser ! Pour cela, suivez nos conseils.
Quelles sont les formules de politesse à utiliser dans un e-mail ?
Des formules simplifiées
Avec la révolution numérique, nous échangeons de plus en plus par e-mail : candidatures à un poste, demande ou envoi d’informations, discussions entre collègues, etc.
Si les e-mails ont l’avantage d’être plus courts que les lettres, plus concis, ils doivent aussi être respectueux, bien écrits. Voici les meilleures formules de politesse pour e-mail.
Pour commencer un e-mail
Lorsque vous commencez votre courrier, il est important de bien choisir la bonne formule. L’ouverture compte aussi.
Ainsi, commencez votre e-mail par « Madame » ou « Monsieur » ou encore « Madame, Monsieur » lorsque vous n’avez pas de destinataire ciblé.
Vous pouvez aussi utiliser les variantes :
- Chère Madame,
- Cher Monsieur,
Ou ajouter le nom de famille à la fin :
- Chère Madame xxx,
- Cher Monsieur xxx.
Ou encore le titre :
- Madame la Directrice,
- Monsieur le Directeur,
Évitez, les formules trop familières telles que “Bonjour”, sauf si vous connaissez bien la personne à laquelle vous vous adressez (professionnellement ou personnellement).
Attention au terme Mademoiselle qui n’est plus utilisé suivant une circulaire.
Pour clôturer un e-mail
Sachez que les formules de politesse pour e-mail ont été simplifiées.
Au lieu d’écrire “ Je vous prie de bien vouloir agréer, Monsieur, mes salutations distinguées”, optez pour :
- Cordialement,
- Bien cordialement,
- Cordiales salutations,
- Bien à vous.
Témoignez du respect
S vous vous adressez à un supérieur hiérarchique, vous pouvez opter pour :
- “Salutations respectueuses”.
Si vous êtes un supérieur, utilisez :
- “Salutations distinguées”
Lorsque vous avez déjà échangé des e-mails avec votre interlocuteur, les formules de politesse suivantes sont parfaites :
- “Cordiales salutations “
- ” Sincères salutations “
Voilà, vous avez tout pour envoyer votre e-mail !
Et dans les e-mails de motivation ?
La lettre de motivation obéit à des règles spécifiques. On dit ainsi qu’elle est standardisée. Le fond est aussi important que la forme. Le recruteur devra être convaincu par les arguments que vous mettez en avant, votre expérience, votre style rédactionnel, néanmoins la présentation est également importante. Les formules de politesse, si vous ne les soignez pas peuvent vous faire perdre des points, car cela sera perçu comme un manque de sérieux : vous n’avez pas pris le temps de les vérifier.
Qu’il s’agisse d’une lettre de motivation pour un emploi, une demande de stage ou une demande de formation, il vous faudra utiliser une formule de politesse afin de clôturer votre demande, si elle est placée à la fin de votre e-mail de motivation, au début de l’e-mail pour vous adresser à votre interlocuteur.
La bonne nouvelle est que dans un e-mail de motivation, tout est simplifié. Les formules sont plus courtes, mais toujours aussi soignées.
En début d’e-mail
Comme nous l’avez vu plus haut dans l’article, certains termes sont trop familiers, il est donc conseillé de les éviter. Ainsi, n’utilisez pas “Bonjour”. Préférez des formules plus classiques telles que :
- Chère Madame
- Cher Monsieur
- Monsieur XX (si vous connaissez le nom de famille)
- Madame XX
“Monsieur,” ou “Madame,” sont des termes parfaits pour commencer votre mail de motivation. Vous pouvez aussi opter pour “”Madame, Monsieur,” lorsque vous ne savez pas à qui vous devez envoyer votre e-mail. En effet, certaines adresses e-mails sont destinées à tout un service, par exemple : [email protected]
En fin d’e-mail
Quelle formule utiliser à la fin d’un e-mail de motivation ? Comme les experts l’indiquent, une formule de politesse à la fin de votre e-mail de motivation permet de dire “au revoir”. Il faut également soigner cette section de votre mail. Si vous avez utilisé “Madame, Monsieur,” au début de votre courrier électronique, il faudra reprendre ces termes dans la formule de fin. Vous devez rester consistent.
Keljob explique que les formules “Cordialement” et “Bien cordialement peuvent aussi être employées. N’hésitez donc pas de les placer à la fin de votre e-mail.
Évitez cependant d’être directifs, ajoute le site, avec des formulations de ce type : “Dans l’attente d’une réponse rapide”. Les recruteurs apprécieront peu cette attitude.
Si vous préférez les formules classiques, vous pouvez aussi les utiliser. Voici des exemples de formules de politesse classiques proposées par le site formuledepolitesse.fr :
- Je vous prie d’agréer, Madame/Monsieur, mes sincères salutations
- Veuillez agréer, Monsieur / Madame, mes salutations distinguées
- Je reste à votre disposition pour convenir d’un rendez-vous afin de vous démontrer ma motivation lors d’un entretien
- Veuillez recevoir, Madame/Monsieur, mes salutations distinguées
- En vous demandant de bien vouloir accepter mes salutations distinguées
Selon le secteur dans lequel vous postulez (banque, informatique, graphisme, communication) et le type d’entreprise (start-up, grande multinationale), vous choisirez la formule de politesse adaptée.
Enfin, un dernier conseil : relisez-vous avant d’envoyer votre e-mail de motivation. Il serait dommage de laisser une formule de politesse ruiner vos chances de décrocher un entretien téléphonique et physique !
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