Morgane De Abrantes
Morgane De Abrantes
21 Mar, 2018 - 10:34
Convocation à l'entretien préalable : quelles sont les règles ?

Convocation à l’entretien préalable : quelles sont les règles ?

Morgane De Abrantes

Pour se séparer de l’un de ses employés, l’employeur doit suivre une procédure très stricte, qui comprend notamment une convocation à un entretien préalable de licenciement. Voici tout ce qu’il faut savoir quant aux modalités de mise en œuvre de cet entretien et ses conséquences en cas de non-respect de la procédure.

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Lorsqu’un employeur souhaite se séparer de l’un de ses employés, il doit suivre une procédure très précise, qui comprend en tout premier lieu la convocation à un entretien préalable de licenciement. Cette étape est incontournable et répond à des règles strictes. Faisons le point sur cette phase essentielle de la procédure de licenciement.

Convocation à l’entretien préalable : de quoi parle-t-on ?

Les ruptures de contrats de travail à l’initiative de l’employeur doivent respecter une procédure rigoureusement définie par le législateur. Ainsi, toute procédure de licenciement commence par un entretien préalable.

Cet entretien préalable vise à permettre à l’employeur de présenter au salarié les motifs qui l’amènent à envisager un licenciement et à recueillir ses explications éventuelles sur les éléments rapportés. À la suite de cet échange, il décidera ou non de maintenir sa décision.

Au cours de cet entretien, le salarié peut se faire assister par une personne de son choix travaillant au sein de l’entreprise (collègue, représentant du personnel, etc.). Il peut également se faire assister par un conseiller du salarié en cas d’absence de représentants du personnel.

Cet entretien est donc loin d’être neutre et nécessite une anticipation suffisante pour que le salarié puisse se préparer à l’échange. C’est la raison pour laquelle la convocation à l’entretien préalable doit respecter certaines conditions pour être valable et ne pas entacher le licenciement de nullité.

Conditions de validité

Entretien préalable et convocation à cet entretien valent pour tous les types d’emploi, toutes les entreprises, qu’il s’agisse de petites, moyennes ou grosses structures.

Conditions de forme

La convocation est envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge (dans ce cas, le salarié doit dater et signer un récépissé).

Pour être valable, la convocation à l’entretien préalable doit être adressée au salarié au moins 5 jours avant la date de l’échange.

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Attention : il s’agit ici de 5 jours ouvrables à compter de la date de réception de la convocation. Ce délai est décompté à partir du lendemain de la première présentation du courrier ou bien de la remise en mains propres. En pratique, cela signifie que si le salarié ne va pas retirer la lettre recommandée, ce délai court néanmoins à compter de la date de la 1ère présentation du facteur à son domicile.

Conditions de fond

Concernant le contenu de la convocation, celle-ci doit :

  • mentionner la date, l’heure et le lieu du rendez-vous avec l’employeur
  • rappeler au salarié qu’il peut se faire assister lors de cet entretien
  • préciser le motif de l’entretien, c’est-à-dire le licenciement, de façon explicite (non-équivoque).
  • La simple mention d’une « sanction » sans en préciser la nature, rend la procédure irrégulière.

A savoir : le délai d’envoi maximal d’une lettre de convocation pour motif disciplinaire est fixé à 2 mois après les faits reprochés au salarié. Dans les autres cas, il n’y a pas de date limite.

En cas de convocation non-conforme

Si la convocation à l’entretien préalable ne respecte pas les conditions de mise en œuvre, le licenciement pourra être annulé pour vice de procédure. Le salarié pourra en effet saisir le Conseil des Prud’hommes pour faire constater le non-respect de la procédure de convocation.

A savoir : un licenciement déclaré nul entraine le versement de dommages et intérêts au salarié ainsi qu’un droit a réintégration si cette mesure est proposée par le juge.

Demander le report de l’entretien

Le salarié peut, s’il le souhaite, demander le report de la date de l’entretien. Il doit pour cela immédiatement envoyer un courrier spécifique, ce à quoi l’employeur peut néanmoins s’opposer.

Non-présentation à l’entretien

Le fait qu’un salarié menacé par une rupture de contrat de travail ne se rende pas à son entretien préalable de licenciement n’empêche en rien la procédure de se dérouler.

En cas de licenciement pour motif disciplinaire, les tribunaux considèrent que l’absence du salarié ne dispense pas l’employeur de vérifier la réalité des faits reprochés.

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Par ailleurs, un employé qui serait en arrêt maladie peut lui aussi être convoqué, selon des règles bien spécifiques applicables à cette situation.

Se faire assister pendant l’entretien

Le salarié est libre de pouvoir se faire assister au cours de l’entretien. Ce peut être :

  • par un collègue de son choix,
  • par un représentant du personnel
  • par un conseiller du salarié en cas d’absence de représentants du personnel : l’employeur devra ici préciser les coordonnées des contacts de la DIRECCTE auprès desquels le salarié peut se renseigner).

L’employeur pourra également se faire accompagner lors de cet entretien. La personne choisie par l’employeur devra nécessairement faire partie du personnel de l’entreprise. Il ne peut s’agit ni d’un huissier, ni d’un avocat ou encore d’un membre de sa famille, même si celui-ci est investi dans la société en question.

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